Dự trù công việc tổ chức trại hè 2013

- Thành lập Ban tổ chức , Ban xây dựng chương trình .

- Lên kế hoạch cụ thể , chi tiết cho Trại hè .

- Gửi chương trình Trại hè lên lãnh đạo cộng đồng, Ban chỉ đạo xét duyệt.

- Gửi chương trình đã được duyệt tới các đội Trại đã đăng ký và thường xuyên liên lạc với các đội trại, các tổ chức Đoàn của các thành phố để hỗ trợ và lắm bắt tình hình .

- Kịp thời và thường xuyên báo cáo xin ý kiến Ban chỉ đạo .

- Ban tổ chức gồm 7 người

- 1: Phạm văn Nam – Bí thư Đoàn TP. Kharkov làm trưởng Ban, Đ/T:0930284348 , 0679183600

- 2: Hoàng Kim Quân – Phó bí thư Đoàn TP. Kharkov. , Đ/T:0636007475

- 3: Nguyễn Văn Kiệm – Phó bí thư Đoàn TP. Kharkov. , Đ/T:0631318596

- 4: Phạm Thị Bích Liên

- Ủy viên Ban chấp hành Đoàn TP. Kharkov. , Đ/T:0938223515

- 5: Đại diện các TP Kiev …………….Đ/T

- 6: Đại diện TP Odessa…..…………Đ/T

- 7: Đại diện TP Lovov……………….Đ/T

- Ban tiếp khách VIP ( Gồm khách Đại sứ quán , lãnh đạo các thành phố , lãnh đạo cộng đồng cùng các tổ chức Đoàn thể Kharkov , các phụ huynh tiêu biểu .

- Ban tiếp khách và hỗ trợ cho các Trại sinh, các đội Trại đến từ Thành phố xa . Tư vấn 3 phương án chỗ ngủ nghỉ: Khách sạn, Nhà nghỉ, Domic.

- Giới thiệu và hướng dẫn, giúp đỡ những Trại sinh, đội Trại T.P khác có nhu cầu thăm quan, tìm hiểu: Làng Thời Đại, Chùa Trúc Lâm, Công viên nước hoặc T.P Kharkov.

- Ông: Vũ Huy Dương

- phó chủ tịch Hôi người Việt Nam tỉnh Kharkov, Đ/T:0931562137

- Bà: Nguyễn Thị An – Phó chủ tịch Hội phụ nữ tỉnh Kharkov, , Đ/T:0675003806

- 7 Đoàn viên do Hoàng Kim Quân phụ trách Đ/T: 0636007475 : Chủ động đón tiếp và phát thẻ Trại sinh , nhận đặt chỗ nghỉ , trao đổi thống nhất với các Đoàn về hoạt động trong và ngoài chương trình Trại hè .( Cử người phụ trách từng đội Trại thành phố xa )

PHÔNG

- Thiết kế in phông ( xin ý kiến lãnh đạo )

- Âm thanh mượn của Làng Thời Đại.

- Bổ xung thêm ánh sáng khu vực tổ chức thi văn nghệ .( phân công người phụ trách cụ thể )

- Treo phông trước 1 ngày

- Người phụ trách:

- Tổng hợp chốt số lượng Trại sinh .

- Đặt xe buýt, sắp xếp trước số lượng Trại sinh trên các xe .

- Sắp xếp xe đón các Trại sinh tại các địa điểm nghỉ về chung LTĐ tập chung.

- Chốt quân số Trại sinh trước 30 ngày

- Thành lập tổ y tế

- Thành lập Ban hậu cần , Hội phụ nữ Tỉnh Kharkov phụ trách cùng các bạn Đoàn viên tham gia

- Lên thực đơn có kế hoạch cụ thể .

- Nhờ Bác sĩ : Nguyễn Văn Hiếu Đ/T: 0631656259 của tổng công ty cùng 3 sinh viên học năm thứ 4 trường y hỗ trợ.

- Hội phụ nữ đảm nhận chỉ đạo và thực hiện hậu cần, một số Đoàn viên trợ giúp ,Tổ trưởng: Đ/T:

- Lưu ý về an toàn và chất lượng thực phẩm.

- Tổ chức ăn trưa cho khách

- Các Trại tự túc bữa trưa cho Trại sinh của mình. ( BTC trợ giúp các thành phố khi có yêu cầu )

- Thuê người nướng thịt .

- Dùng bia bữa chiều hạn chế 6 trại sinh nam /2 lít bia .

- Tổ chức các điểm nước uống , cử người phụ trách .

Thành lập tổ phục vụ cơ động :

- Kiểm tra bàn ghế tại nhà ăn , mượn và thuê .

- Tập

- Tổ phục vụ gồm 14 bạn do Nguyễn Văn Kiệm phụ trách Đ/T:.0631318596

- Âm thanh do các bạn Đoàn viên trong câu lạc bộ văn hóa nghệ thuật đảm nhiệm .

- Công tác bảo vệ .

- Thành lập tổ tự quản , mỗi trại cử 1 Đoàn viên có tinh thần trách nhiệm cao .

- Làm đơn xin 4 bảo vệ của Tổng công ty Sun Group từ 6h đến 24h ( bảo vệ trên đường đi , trong thời gian tổ chức và trên đường về .)

- Đội tự quản có nhiệm vụ , nhắc nhở trại sinh chấp hành tốt quy định của Ban tổ chức, hút thuốc đúng nơi quy định , trợ giúp ban tổ chức những tình huống cần thiết như y tế ... ( Ban tự quản có phù hiệu của BTC )

Xây dựng 3 trò chơi chính : kéo co , Vượt cạn , cướp cờ , ( 2 trò chơi phụ , nhảy bao bố , sút bóng cổ điển )

- Tổ trọng tài .

- Luật chơi được thông báo đến các đội Trại trước 30 ngày .

- Đối tượng tham gia là thanh niên từ 16 tuổi trở lên có đủ sức khỏe .

- Tổ trọng tài gồm 3 người do Nguyễn văn Kiệm phụ trách . Đ/T:0631318596

- Thành lập Ban giám khảo phần thi “lễ hội hóa trang”

- Văn nghệ biểu diễn xen kẽ.

- Dự kiến 3 giám khảo, những người có hiểu biết về trang phục lễ hội .

- Đăng ký các tiết mục văn nghệ ( dự kiến 5 tiết mục có chọn lọc )

Công bố và trao phần thưởng

- Giải về Trại : 1giải nhất , 1giải nhì , 1giải ba ,

- Giải trò chơi : 3 giải nhất , 3 giải nhì

- Giải hóa trang : 1giải nhất , 1giải nhì , 1giải ba

- Chuẩn bị phần thưởng và người trao gải thưởng.

Nhảy DISKO

- Chuẩn bị sân khấu , cử người giám sát .

- Dọn Trại

- Vệ sinh trong và ngoài Domic ,

- Bàn giao cho quản lý nhà nghỉ

- Kiểm tra việc dọn trại .

- Lên xe kiểm tra quân số

- Cử người phụ trách từng xe

- Kiểm tra cụ thể bằng danh sách

- phát lệnh di chuyển .

- Luôn giữ liên lạc với BTC

-Báo cáo kịp thời những tình huống xảy ra trên đường đi .